Совершенствование деятельности вузовских библиотек Белгорода

Работники должны знать, какой путь им предстоит пройти, что необходимо сделать, и, самое главное, они должны этого желать. Для этого необходимо провести в коллективе мотивационные семинары, которые помогут подготовить менеджеров по качеству. А руководство библиотеки и руководители среднего звена должны понять и усвоить философию качества, научиться использовать инструменты управления качеством, технику и технологии внедрения системы качества.

После всех обучающих мероприятий необходимо провести анализ текущего состояния библиотеки, дать оценку соответствия информационно-библиотечных услуг потребностям пользователей, а также проверить соответствие качества деятельности библиотеки выбранному стандарту и определить области, требующие улучшения. При этом библиотеку необходимо рассматривать как постоянно развивающуюся систему, в которой четко распределены уровни ответственности. Тогда каждый процесс и каждая операция имеют индикаторы, дающие информацию о степени эффективности работы.

На основе анализа можно определить, что нужно изменить в управлении библиотекой, а также наметить на ближайшее будущее стратегические цели и задачи.

После этого проводится самый сложный и ответственный этап – реинжиниринг процессов библиотеки. При этом за основу берется процессный подход. Для улучшения функционирования необходимо выполнить ряд действий.

На начальном этапе необходимо определить и описать основные процессы самой библиотеки и выявить ее роль и место в рамках вуза.

По итогам работы составляется так называемая карта процессов, в которой выделены четыре ключевых процесса библиотеки (см. прил. 10). В каждом из них определяются группы участников: поставщик, руководитель и потребитель процесса. На этом этапе ведется анализ и пересмотр документов и применяемых форм, в частности документов, сопровождающих каждый процесс или операцию. Проводится опрос сотрудников в целях определения слабых мест в отдельных процессах и выявление потенциала улучшения работы.

Результативность и эффективность системы во многом зависит от того, насколько она качественно документирована. Всю документацию можно представить в виде пирамиды. В документации СМК различают два рода документов: предписывающие, которые составляют организационно-нормативную основу, и подтверждающие, которые показывают осуществление деятельности в системе. Кроме этого, может быть составлена документированная процедура по повышению квалификации персонала библиотеки. Вся документация СМК имеет электронный вариант.

Когда система готова, библиотека начинает в ней функционировать. Далее проводятся внутренние (оценка работы СМК изнутри) и внешние (сертификация) аудиты. По итогам внутреннего аудита составляется отчет с указанием несоответствий, разрабатывается план корректирующих мероприятий и проводится его реализация. Внешний аудит проводит независимая компания один раз в три года. По результатам, организация получает или не получает рекомендации на выдачу сертификата.

Таким образом, в основе СМК лежит принцип постоянного улучшения. Поэтому получение сертификата не завершает работу по созданию СМК, а только подтверждает, что система работает и дает результаты. Ставятся цели, обеспечивается их реализация, находятся области, требующие улучшения, и постоянно совершенствуется деятельность вузовской библиотеки. Это непрерывный процесс, который позволит осуществлять эффективное управление на всех этапах жизненного цикла услуг с учетом потребностей всех заинтересованных сторон – пользователей и персонала библиотеки вуза. Этот процесс виден на модели СМК, основанной на процессном подходе.

Эффективное и целенаправленное развитие вузовской библиотеки, как и вуза в целом, невозможно без тщательно продуманной, структурированной и спланированной системы мер, предусматривающих очередность этапов, последовательность их осуществления. Поэтому следует уделить внимание планированию развития вузовских библиотек, в том числе формированию миссии, стратегического плана и концепций развития.

Концепция развития библиотеки конкретного вуза определяется уровнем его развития, а также особенностями учебного процесса, наличием филиалов и организаций - партнеров в рамках университетского комплекса, финансовыми возможностями и, наконец, просто наличием квалифицированных кадров, способных реализовать намеченные задачи.

В качестве основных концептуальных задач развития вузовских библиотек можно определить следующие: