Совершенствование деятельности вузовских библиотек Белгорода

Сеть процессов обычно используется для дальнейших работ по улучшению системы управления организацией. Однако возможно и другое использование сети процессов – выбор приоритетных процессов, их детальное моделирование и анализ, последующая реорганизация процессов.

Указанный подход можно осуществить, рассматривая сеть процессов на уровне каждой структурной единицы. Именно такой подход мы рекомендуем применить для совершенствования деятельности вузовских библиотек г. Белгорода.

Методика построения сети процессов библиотеки включает следующие этапы:

1. Проведение идентификации всей системы процессов библиотеки и их взаимосвязей между собой и внешним окружением.

Разбиение деятельности библиотеки на отдельные процессы целесообразно вести с наложением процессов на имеющуюся структуру библиотеки.

2. Выделение ключевых (основных) процессов и их детальное описание. Определение недостающих процессов. Проведение реорганизации ключевых процессов, оценка результатов и затрат, затем – переход к работе с другими процессами.

Таким образом, формируются приоритеты развития библиотеки.

3. Анализ эффективности процессов, выработка рекомендаций по их развитию.

Результатом такого подхода является функциональная модель деятельности библиотеки, представленная как комплекс информационных услуг, взаимосвязанных между собой и имеющих соответствующее ресурсное обеспечение.

Основные компоненты такой модели – базовые элементы систем: «вход», «процесс», «выход», «внешняя среда» (последняя обеспечивает функционирование канала обратной связи).

Определяются ресурсы, необходимые для результативного функционирования каждого процесса (кадры, технические средства, информация, финансы).

Сравнение результатов измерения характеристик процесса с заданными требованиями позволит убедиться в результативности и эффективности процессов, а также определить необходимость в корректирующих воздействиях.

Улучшение процессов следует вести на постоянной основе. В числе параметров улучшения можно назвать: упрощение процесса, повышение его результативности, снижение времени цикла процесса.

Полезным инструментом, позволяющим определять, применять и контролировать корректирующие действия и улучшения, служит методология PDCA (планируй – делай – проверяй – действуй), которая может использоваться как для стратегических процессов высокого уровня, так и для простых операционных работ.

При проведении анализа используются четыре основных потока информации: показатели процесса, показатели продукта, показатели удовлетворенности потребителя, результаты аудитов процессов.

На основе функциональной модели деятельности библиотеки осуществляется модернизация ее структуры, расширяется спектр предоставляемых ею услуг, а также четко определяются обязанности каждого сотрудника на рабочем месте, т. е. «рабочая зона» каждого исполнителя во внутренней цепочке «потребность–услуга». При этом меняется роль должностной инструкции: она становится практическим документом, в ней фиксируются все действия, выполнение которых возложено на данного сотрудника.

Процессный подход реализован в библиотеке С.-Петербургского Северо-Западного технического университета. Модель деятельности вузовской библиотеки была представлена в виде сети процессов.

С помощью методологии IDEF0 представлены процессы библиотечно-информационной деятельности на верхнем уровне с акцентом на управление процессами.

Методология IDEF3 формально носит название WorkFlowModeling (методология описания потоков работ) и используется для описания рабочих процессов. На верхнем уровне каждый процесс может быть рассмотрен как «черный ящик», преобразующий входящие ресурсы в исходящие. Так, на первом шаге моделирования все библиотечные процессы могут быть представлены в виде контекстной диаграммы, описывающей деятельность библиотеки в целом .

Управляющими воздействиями являются нормативные документы Министерства образования и науки РФ, распоряжения руководства вуза и др.

На следующем этапе детализируем деятельность библиотеки по функциям.

Далее каждая функция рассматривается как процесс и представляется в нотации IDEF0. На нижнем уровне декомпозиции для описания процессов применяется нотация IDEF3. В этом случае схема процесса служит основой для выявления «узких мест» процесса и создания документов, регламентирующих работу исполнителей. Примерами таких процессов являются оцифровка документов, формирование БД «Книгообеспеченность дисциплин», создание БД читателей, автоматизация процесса выдачи литературы, составление списка новых поступлений и др.